Innovación y Gerencia. Revista científica arbitrada

Vol. IV. Nº. 2, Octubre 2011, pp. 32 - 48

UJGH · ISSN 1856-8807

Análisis del control interno

en el departamento de beneficios

estudiantiles en universidades públicas

Lucrecia Millano*

Miguel Robles**

Resumen

El propósito del estudio fue analizar el control interno en el manejo de los

fondos que percibe el departamento de beneficios estudiantiles en las

universidades públicas. Como teorías se tomaron la Ley de la Contraloría

General de la República (2010), Del Rio (2009), entre otros. La investiga-

ción fue descriptiva, con diseño de campo, no experimental, transeccio-

nal. Como población se seleccionaron 9 unidades informantes, realizán-

dose un censo. Se utilizó el método inductivo, aplicándose un instrumen-

to de 25 ítemes, con escala dicotómica, validado por cinco expertos y con-

fiabilidad de 0,9912. Para analizar los datos se utilizó estadística des-

criptiva. Como resultado se evidenció un deficiente control interno en las

universidades públicas, determinándose la necesidad de fortalecer este

sistema en estas instituciones.

Palabras clave: Control interno, manejo de fondos, universidades

públicas.

Recibido: 03-07-11. Aceptado: 14-09-11

* Magister Scientiarum en Gerencia Empresarial. Licenciada en Contaduría Pública. Asistente en el

Departamento de Administración de Universidad del Zulia. Correo electrónico: lucremilla

no@gmail.com

** Postdoctor en Gerencia de Empresas. Doctor en Ciencias Gerenciales. Magister en Ciencias Geren

ciales, mención Finanzas. Licenciado en Administración, mención Gerencia Industrial. Docente y

Miembro del Comité Académico de la Maestría en Gerencia Empresarial de la Universidad Rafael

Belloso Chacín. Coordinador deEstadística de la universidad Dr. José Gregorio Hernández. Docen

te invitado en la Maestría de Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia, Costa Oriental del

Lago. Miembro del Comité Editorial de la Revista COEPTUM de la Universidad Rafael Belloso

Chacín. Correos electrónicos: miguelpostgrado@gmail.com

y mrobles@ujgh.edu.ve.

Analysis of Internal Control in the Student

Benefits Department at Public Universities

Abstract

The purpose of this study was to analyze internal control in handling

funds received by the student benefits department in public universities.

Theoretical support was taken from the Law for the Comptroller General

of the Republic (2010) and Del Rio (2009), among others. The research

was descriptive, with a non-experimental, cross-sectional, field design.

For the population, 9 informant units were selected by census. The in

ductive method was utilized, applying an instrument of 25 items with a

dichotomic scale, validated by five experts, with a reliability of 0.9912. To

analyze the data, descriptive statistics were used. Results evidence a de

ficient internal control in public universities, determining the need to

strengthen this system in these institutions.

Keywords: Internal control, handling of funds, public universities

Introducción

Hoy en día, el control interno es de vital importancia para to-

das las organizaciones, pues promueve la eficiencia, asegura la

efectividad, previene que se violen las normas y los principios

contables de general aceptación. Específicamente, en entidades

públicas como son las universidades, constituye un elemento

fundamental, en tanto los directivos de éstas deben crear un am-

biente propicio, en función de evidenciar la administración trans

parente que se hace del presupuesto manejado por estas depen

dencias en forma autónoma.

A partir de estas premisas, se aborda el presente estudio,

con la finalidad de analizar los componentes del control interno

en el manejo de los fondos percibidos por el departamento de be

neficios estudiantiles en las universidades públicas. De esta ma

nera, el control interno como proceso surge ante la necesidad in

soslayable de un manejo adecuado de este departamento, basán

dose en la protección a través de todos los instrumentos pertinen

tes, la cobertura adecuada de las posibles contingencias, la verifi

cación de los sistemas de preservación y registro de todas sus

operaciones, pues de esta forma se garantiza la eficiencia organi

zacional de la entidad para el logro de sus objetivos, así como su

misión, a la vez se asegura que todas las acciones institucionales

en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitu

cionales, legales y reglamentarias.

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En este sentido, en el presente estudio se ha estructurado la

fundamentación teórica relacionada con la variable tomada en

consideración, así como la metodología utilizada para el desarro

llo de la misma. Además, se presentan los resultados obtenidos,

con su correspondiente análisis y discusión, para luego esbozar

ciertas consideraciones finales que los autores creen pertinentes,

a fin de expresar sus opiniones con base en los hallazgos obteni

dos en la investigación.

Desde esta perspectiva, se manejan los aspectos teóricos

para sustentar el estudio y se utiliza un enfoque epistemológico –

positivista, a fin de establecer una serie de reflexiones de orden

epistémico en torno al método, tipo y diseño empleados para lle

var a cabo el estudio, mediante lo cual fue posible caracterizar y

analizar la dinámica del proceso que se sigue en las universidades

públicas en relación con el manejo de los beneficios que se otor-

gan al estudiantado, en función de evidenciar si éstos son monito-

reados o son objeto de un control interno adecuado, para garanti-

zar que los recursos del Estado venezolano contribuyan a mejorar

las condiciones de los estudiantes universitarios.

1. Fundamentación teórica

1.1. El control interno en las universidades públicas

Puede decirse que, en los momentos actuales, las institucio-

nes educativas y particularmente las universidades, se enfrentan

a diversos cambios del entorno, lo cual ha venido impulsándolas

a realizar una profunda reflexión sobre los esquemas utilizados

en sus actividades básicas y en la dirección de los procesos lleva

dos a cabo en ellas. De manera tal, que se requiere cada vez más el

uso de sistemas organizativos y de gestión, capaces de permitir

una respuesta eficaz a los retos que tiene ante sí la Universidad en

función de elevar los niveles de eficacia y eficiencia, mediante un

control interno, en atención a la aplicación de nuevos conceptos y

componentes para una gestión exitosa.

Según la Ley de la Contraloría General de la República

(2010), concretamente en su Artículo 35, señala:

El control interno es un sistema que comprende el plan de or

ganización, las políticas, las normas, así como los métodos y

procedimientos adaptados dentro de un ente u organismo su

jeto a esta ley para salvaguardar sus recursos, verificar la

exactitud y la veracidad de su información financiera admi

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Lucrecia Millano y Miguel Robles _____________________________________________

nistrativa, promover la eficiencia, economía, calidad en sus

operaciones, estimular la observancia de las políticas prescri

tas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.

En este orden de ideas, Mantilla (2009) cita el concepto de la

estructura conceptual de COSO (Comité of Sponsoring Organiza

tion of the Treadway Comision), donde se define al control interno

como un:

Proceso ejecutado por la junta de directores, la administra

ción principal y otro personal de la entidad, diseñado para

proveer seguridad razonable en relación con el logro de los ob

jetivos de la organización. Tales objetivos son: eficacia y efi

ciencia de las operaciones; confiabilidad de la información fi

nanciera; cumplimientos de normas y obligaciones y salva

guardar de activos (p.84).

Asimismo, Blanco (2009, p.72) expresa que el control inter-

no es un proceso efectuado por la junta de directores de una enti-

dad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable

seguridad respecto del logro de los objetivos en las siguientes ca-

tegorías:

a. Efectividad y eficiencia de las operaciones.

b. Confiabilidad de la información financiera.

c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Al respecto, puede comentarse que los autores citados para

describir el Control Interno coinciden en sus planteamientos y re

visten importancia de la Contraloría General de la República en

cuanto a garantizar la eficacia en las operaciones, no tanto en tér

minos de salvaguardar los recursos, sino más bien los activos,

pues sería más amplio que los mismos recursos, los cuales van

más allá de la parte monetaria, coincidiendo además los investi

gadores con Blanco (2009) y con Mantilla (2009), al considerarlo

como un proceso, pues es un conjunto de normas a considerar en

el cumplimiento de las operaciones.

1.2. Componentes del control interno

Según Mantilla (2009), la estructura conceptual del Comité

de Organizaciones Patrocinadas de la Comisión (COSO, por sus

siglas en inglés), manifiesta que el control interno consta de cinco

componentes interrelacionados entre sí, derivados de la manera

como la administración realiza los negocios, los cuales están inte

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grados al proceso de administración. En este sentido, se señalan

los siguientes componentes:

Ambiente de Control: El ambiente de control da el tono de

una organización, influenciando la conciencia de control de sus

empleados. Es el fundamento de los demás componentes, propor

cionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de

control incluyen la integridad, los valores éticos, la competencia

de la gente en la entidad , la filosofía, el estilo de operación de la

administración; la manera como la administración asigna autori

dad, responsabiliza, así como también organiza, desarrolla a su

gente; aunado a la atención y dirección proporcionada por la jun

ta de directores.

Según Blanco (2009), el ambiente de control establece el

tono de una organización, influyendo en la conciencia que la gen

te tiene sobre el control. Es el fundamento para el control interno

efectivo, y provee disciplina y estructura.

El ambiente de control comprende los siguientes elementos:

– Comunicación y cumplimiento forzoso de la integridad, de los

valores éticos: la efectividad de los controles no puede estar

por encima de la integridad ni de los valores éticos de la gente

que los crea, administra y supervisa. La integridad así como

los valores éticos son elementos esenciales de ambiente de

control e influyen tanto en el diseño, administración, supervi-

sión como en el seguimiento de los otros componentes.

–

Compromiso por la competencia: la competencia es el cono

cimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas

que definen el trabajo del individuo.

–

Participación de quienes están a cargo del gobierno: la con

ciencia de control que tiene una entidad está influenciada de

manera importante por quienes están a cargo del gobierno.

–

Filosofía y estilo de operación de la administración: compren

den un rango amplio de características. Tales características

pueden incluir lo siguiente: actitudes y acciones de la admi

nistración hacia la presentación de informes financieros y ac

titudes de la administración frente al procesamiento de infor

mación frente a las funciones y el personal de contabilidad.

–

Estructura organizacional: de una entidad provee la estruc

tura conceptual dentro de la cual se planean, ejecutan, con

trolan y revisan sus actividades por el logro de los objetivos

amplios de la entidad. El establecimiento de una estructura

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organizacional relevante incluye considerar las áreas claves

de autoridad, responsabilidad y las líneas apropiadas de pre

sentación de informes.

–

Asignación de autoridad y responsabilidad: este factor inclu

ye la manera como se asigna la autoridad y la responsabili

dad por las actividades de operación y el modo como se esta

blecen las jerarquías de relación y autorización.

–

Políticas y prácticas de recursos humanos: las mismas se re

lacionan con contratación, orientación, entrenamiento, eva

luación, consejería, promoción, compensación y acciones re

mediales.

Por su parte, Catacora (2006, p.338) explica que este compo

nente se define como: “El conjunto de circunstancias que enmar

can el accionar de una entidad desde la perspectiva del control in

terno y que son determinantes del grado en que los principios de

este último imperan sobre las conductas y los procedimientos or-

ganizacionales”.

Ciertamente, los factores principales que los auditores de-

ben considerar son como refiere el citado autor:

– La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los

manuales de procedimiento.

– La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y

el compromiso de todos los componentes de la organización,

así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

–

La filosofía, el estilo de la dirección y gerencia.

–

Las formas de asignación de responsabilidades, administra

ción y desarrollo del personal. El grado de documentación de

políticas, decisiones, así como de formulación de programas

que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

Valoración de los Riesgos: Según Mantilla (2009), cada enti

dad u organización enfrenta una variedad de riesgos de fuentes

externas e internas, los cuales deben tomarse en consideración,

pero como condición previa, debe realizarse el establecimiento de

objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes interna

mente. De hecho, la valoración de riesgos constituye la identifica

ción y análisis de las incertidumbres relevantes que pueden pre

sentarse en un proceso determinado, para poder administrarlos.

Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condi

ciones de operación continuarán cambiando, se requieren meca

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nismos para identificar y tratar los riesgos especiales asociados

con el cambio.

Catacora (2006) denomina este componente: Evaluación de

Riesgo, componente que es vital por cuanto, precisamente, el con

trol interno se concibe para limitar los riesgos que afectan las acti

vidades de la organización. Por ello, es vital que el equipo de audi

tores atienda de manera especial los siguientes aspectos en este

proceso: cambios en el entorno, redefinición de la política institu

cional, reorganizaciones o reestructuraciones, ingreso de nuevos

empleados o rotación, nuevos sistemas y procedimientos, acelera

ción del crecimiento, nuevos productos o servicios, actividades o

funciones, cambios en la aplicación de los principios contables.

Proceso de valoración de riesgos de la entidad: Según Blanco

(2009), el proceso de valoración de riesgos de la entidad es un pro

ceso para identificar y responder a los riesgos de negocio y los re-

sultados que de ello se derivan. Una vez identificados los riesgos,

la administración considera su importancia, la probabilidad de

su ocurrencia y manera como deben ser administrados.

La administración puede iniciar planes, programas o accio-

nes para direccionar riesgos específicos o decidir aceptar un ries-

go a causa del costo o por otra consideración. Los riesgos pueden

surgir o cambiar a causa de las siguientes circunstancias: cam-

bios en el entorno de la operación, personal nuevo, crecimiento

rápido, nueva tecnología, modelos de negocios, productos o acti-

vidades nuevas, reestructuración corporativa, operaciones ex

tranjeras expandidas, nuevos pronunciamientos de contabilidad.

Actividades de Control: Señala Mantilla (2009), las activida

des de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a

asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayu

dan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orien

tar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.

Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organiza

ción, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un

rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizacio

nes, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño ope

racional, seguridad de activos y segregación de funciones.

Procedimiento de Control: De acuerdo con Blanco (2009), los

procedimientos de control son las políticas y los procedimientos

que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas de la ad

ministración, por ejemplo, cuando se toman las acciones necesa

rias para direccionar los riesgos hacia el logro de los objetivos de

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Lucrecia Millano y Miguel Robles _____________________________________________

la entidad. Los procedimientos de control tienen diversos objeti

vos y se aplican en distintos niveles organizacionales y funciona

les. Los procedimientos de control, los cuales pueden ser relevan

tes para una auditoria, se pueden categorizar como políticas y

procedimientos que se relacionan como lo siguiente:

–

Revisiones del desempeño: estos procedimientos de control

incluyen revisiones del desempeño actual versus presupues

tos, pronósticos y desempeño del periodo anterior; relacionan

diferentes conjuntos de datos, de operación o financieros,

unos con otros.

–

Procesamiento de información: se desarrolla una variedad de

controles para verificar la exactitud, integridad y autoriza

ción de las transacciones. Los dos agrupamientos más am

plios de los procedimientos de control de los sistemas de in

formación son: controles de aplicación y generales. Los de

aplicación se refieren al procesamiento de las aplicaciones

individuales; ayudan a asegurar que las transacciones ocu-

rrieron, están autorizadas y están completa y exactamente

registradas y procesadas.

– Controles físicos: estás actividades comprenden la seguridad

física de los activos, incluyendo salvaguardas adecuadas ta-

les como: instalaciones aseguradas, acceso seguro a activos

y registros, autorización para el acceso a programas de com-

putación y archivos de datos, conteo y comparaciones perió-

dicos con las cantidades que se muestran en los registros de

control.

–

Segregación de funciones: la asignación de gente diferente

para las responsabilidades de autorizar y registrar transac

ciones, además de mantener la custodia de los activos, tiene

la intención de reducir las oportunidades de permitirle a

cualquier persona que se encuentre en posición de perpetrar

y ocultar errores y fraude en el curso normal de las obligacio

nes del auditor.

Por otra parte, las actividades de control son ejecutadas en

todos los niveles de la organización y en cada etapa de gestión con

base en un mapa de riesgos, para lo cual, como afirma Catacora

(2006, p. 338), se requiere conocer los riesgos y disponer de los

controles destinados a evitarlos o minimizarlos, teniendo ese or

den de ideas, que en el proceso de auditoría se requiere atender,

según el citado autor, a los siguientes aspectos:

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–

Análisis efectuados por la dirección.

–

Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las

diversas funciones o actividades.

–

Comprobación de las transacciones en cuanto a exactitud,

totalidad y autorización pertinente: aprobaciones, revisio

nes, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenume

raciones.

–

Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, re

cuentos.

–

Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los acti

vos y registros.

–

Segregación de funciones

–

Aplicación de indicadores de rendimiento.

– Procesamientos de datos, adquisiciones, implantación y man-

tenimiento del software, seguridad en acceso a sistemas.

Información y Comunicación: Explica Mantilla (2009) que en

el control interno debe identificarse, capturarse y comunicarse

información pertinente en una forma y un tiempo que le permita a

los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas

de información producen reportes, contienen información opera-

cional, financiera y relacionada con el cumplimiento, lo cual hace

posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente

con los datos generados internamente, sino también con la infor-

mación sobre eventos, actividades y condiciones externas nece

sarias para la toma decisiones, informe de los negocios y reportes

externos.

La comunicación efectiva también debe darse en un sentido

amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la orga

nización. Todo el personal necesita recibir un mensaje claro de

parte de la alta gerencia que las responsabilidades de control de

ben tomarse seriamente. Deben entender su propio papel en el

sistema de control interno, lo mismo que la manera como las acti

vidades individuales se relaciona con el trabajo de otros. Igual

mente, se requiere de un medio para comunicar la información

significativa. También necesitan comunicarse efectivamente con

las partes externas, tales como: clientes, proveedores, regulado

res y accionistas.

En cuanto al sistema de información, explica Catacora

(2006) que el mismo:

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Es importante para los objetivos de información financiera,

que incluya el sistema de contabilidad, consiste en métodos,

registros y niveles de seguridad, establecidos para la contabi

lización, proceso, resumen e informe de las operaciones de la

entidad (así como de eventos y condiciones) y para mantener

contablemente los relativos activos, pasivos e inversiones de

los accionistas (p.339).

Ciertamente, la calidad del sistema generado de informa

ción, tiene una incidencia en la organización al afectar la habili

dad de la gerencia para la toma de decisiones y preparar informes

financieros confiables, por cuanto debe proporcionar un entendi

miento de los papeles individuales y responsabilidades corres

pondientes al control interno sobre la información financiera.

Es importante señalar que, según refiere Peralo (2006), este

componente del control interno abarca la extensión para cual-

quier individuo que entienda como sus actividades en el sistema

de información financiera, se relacionan con el trabajo de otros

miembros de la empresa y el significado de las excepciones de la

información dentro de la entidad, debido a que los canales abier-

tos de comunicación contribuyen a asegurarse de que las excep-

ciones fueron informadas y corregidas.

Asimismo, refiere Catacora (2006), que la comunicación

toma formas como los manuales de políticas internas, de contabi-

lidad, de información financiera y de funciones; de allí, que es ob-

jeto de verificación por parte del equipo de auditores en lo relativo

a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, razonabili

dad y accesibilidad.

A este respecto, se puede señalar que dentro del proceso de

diseño de un sistema de control interno en las universidades pú

blicas, es fundamental establecer un conjunto de principios me

todológicos que lo rigen, pues constituye una vía de acceder al co

nocimiento de las mejores prácticas de gestión universitaria, aso

ciada a los procesos sustantivos en la lógica del control interno

como estrategia para consolidar la gestión que se lleva a cabo.

Sistemas de Información y Comunicación: Refiere Blanco

(2009) que un sistema de información consta de infraestructura,

software, gente, procedimientos y datos. La infraestructura y el

software estarán ausentes o tendrán menor significado, en los

sistemas que son exclusiva o principalmente manuales. Muchos

sistemas de información hacen uso extensivo de la tecnología de

la información. Cabe destacar que los registros incluyen la identi

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ficación, así como captura de información relevante para las tran

sacciones o eventos. El procesamiento incluye funciones tales

como: edición, validación, cálculo, medición, valuación, resumen

y conciliación, ya sean desarrolladas por procedimientos automa

tizados o manuales.

Asimismo, la presentación de informes se relaciona con la

preparación de informes financieros, así como cualquier otra in

formación, en formato electrónico o impreso, que la entidad usa

para medir y revisar el desempeño financiero de la entidad, em

pleando también otras funciones. En este orden de ideas, se des

taca el hecho de que la calidad de la información generada por el

sistema afecta la habilidad de la administración para tomar deci

siones apropiadas, no sólo en la administración y control de las

actividades de la entidad, sino también para preparar informes fi

nancieros confiables.

De acuerdo con ello, un sistema de información comprende

métodos y registros que:

– Identifican y registran todas las transacciones válidas, sufi-

ciente detalle para permitir la clasificación apropiada de las

transacciones para efecto de la presentación de informes fi-

nancieros.

– Mide el valor de las transacciones de una manera que permite

registrar su propio valor monetario en los estados financieros.

– Determina el periodo en el cual ocurrieron las transacciones,

para permitir el registro de las mismas en el periodo contable

apropiado.

–

Presenta adecuadamente, en los estados financieros, las

transacciones y las relevaciones relacionadas.

La comunicación implica proveer un entendimiento de los pa

peles y responsabilidades individuales que se relacionan con el con

trol interno sobre la presentación de informes financieros. Así, la co

municación toma formas tales como: manuales de políticas, ma

nuales de contabilidad y de presentación de informes financieros y

memorandos. La comunicación también se puede hacer electróni

camente, oralmente y mediante las acciones de la administración.

Según Catacora (2006), este componente tiene como objeti

vo asegurar que el control interno funcione adecuadamente, a

través de continuas o separadas evaluaciones, las cuales consti

tuyen actividades recurrentes normales de una entidad e inclu

yen acciones regulares de gerencia y supervisión que tienen como

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objetivos la verificación de: tareas de los auditores internos y ex

ternos, áreas o asuntos de mayor riesgo, programas de evaluacio

nes y su alcance, actividades de supervisión continua existentes,

evaluadores, metodología y herramientas de control, presenta

ción de conclusiones y recomendaciones, debidamente soporta

das, seguimiento de las acciones correctivas.

Monitoreo: Este componente es explicado por Mantilla

(2009), en cuanto a que los sistemas de control interno deben mo

nitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del siste

ma en el tiempo. Cabe destacar que el monitoreo es realizado por

medio de actividades de monitoreo ongoing (continuo), evaluacio

nes separadas (independientes) o combinación de estas dos.

Cabe destacar que el monitoreo también ocurre en el curso de

las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y

supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumpli-

miento de sus obligaciones. En este sentido, el alcance y la frecuen-

cia de las evaluaciones separadas dependerá primeramente de la

valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de

monitoreo ongoing. Por consiguiente, las deficiencias del control in-

terno deberán reportarse a lo largo de la organización, informando a

la alta gerenciayalajunta solamente los asuntos serios.

Supervisión y seguimiento de los Controles: Refiere Blan-

co (2009), que la supervisión y el seguimiento de los controles es

un proceso para valorar la calidad del desempeño del control in-

terno en el tiempo. Implica valorar el diseño y la operación de los

controles sobre una base oportuna y tomar las acciones correcti

vas necesarias. La supervisión y el seguimiento se realizan para

asegurar que los controles continúan operando efectivamente. La

supervisión y el seguimiento de los controles se logran mediante

actividades de supervisión y seguimiento en tiempo real, evalua

ciones separadas o una combinación de ambas.

Con base en lo planteado, este trabajo, entre otros aspectos,

incorpora una visión novedosa acerca de los componentes del

control interno de las universidades públicas, debido a la impor

tancia que reviste, en tanto puede servir de instrumento capaz de

generar influencia en atención a una mejora de la cultura del con

trol, lo cual permitirá optimizar el efecto inducido que el órgano de

control interno debe tener en el ámbito económico y financiero, lo

cual incidirá de forma exponencial en la calidad de la gestión de

las universidades públicas.

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2. Metodología

En líneas generales, la metodología utilizada permite indicar

que el tipo de investigación realizada, según Hernández, Fernán

dez y Baptista (2006), fue descriptiva con diseño no experimental,

de campo, transeccional. La población objeto de estudio estuvo

constituida por tres universidades públicas: Universidad del Zu

lia (LUZ), Universidad Experimental del Sur del Lago (UNESUR) y

Universidad Experimental Rafael María Baralt (UNERMB), por

tanto, las unidades informantes estuvieron representadas por el

personal administrativo que trabaja en el Fondo del Departamen

to de Beneficios Estudiantiles de estas instituciones, realizándo

se un censo poblacional.

Para recabar la información requerida se utilizó como técni

ca de recolección de datos la observación mediante encuesta,

aplicándose un cuestionario de 30 ítems, presentando además

como características el ser cerrado, de opción simple y contener

como alternativas de respuestas una escala de frecuencias tipo

dicotómica: Si y No. El mismo fue validado por 5 expertos y obtuvo

una confiablidad de 0,99 al aplicar el Método de Equivalencia Ra

cional o Kuder-Richardson (Fórmula KR-20). Además, el trata

miento estadístico seleccionado para realizar el respectivo análi

sis fue de tipo descriptivo; con distribución de frecuencias por

ítems, utilizando para ello el Programa SPSS 15.0.

En este sentido, en atención al tipo y diseño de la investiga

ción, se presenta un (1) baremo, destinado a evaluar los resulta

Análisis del control interno en el departamento de beneficios estudiantiles...

Lucrecia Millano y Miguel Robles _____________________________________________

Tabla 1

Unidades Informantes

Institución Coordinadora

Administrativa

Administrador

del Fondo

Asistente

Universidad del Zulia

(LUZ)

01 01 01

Universidad Experimental

del Sur del Lago (UNESUR)

01 01 01

Universidad Experimental

Rafael María Baralt

(UNERMB)

01 01 01

SUB-TOTAL 03 03 03

TOTAL 09

Fuente: Elaboración propia (2011).

dos en términos de promedio y su cualificación, respecto a la va

riable de estudio, como es el control interno. Precisamente, como

lo indican Hernández, Fernández y Baptista (2006), éste permite

identificar los atributos de una medida de tendencia central, en

cuanto a que el promedio aritmético por distribución, es una me

dida solamente aplicable a mediciones por intervalos o de razón;

para lo que se atenderá en el diseño el rango, el intervalo y la cate

goría, sobre la base de alternativas de respuestas que son dos

(02), tal como se aprecia en la tabla dada a continuación:

3. Resultados

Se presentan en esta sección los resultados correspondien-

tes al control interno en el manejo de los fondos que percibe el De-

partamento de Beneficios Estudiantiles en las universidades pú-

blicas, con base en el procesamiento de datos derivados del cues

tionario aplicado a las unidades informantes en las instituciones

que conforman el sector referido. Por tanto, se muestran las fre

cuencias absolutas y relativas de las respuestas a los ítems, del

cuestionario respondido por la población seleccionada. A partir

de estas consideraciones, las respuestas obtenidas fueron ade

más analizadas a la luz de los elementos teóricos señalados como

base en las teorías consideradas en el presente estudio.

Sobre la base de lo expresado por la unidad de análisis, se

presenta el resumen de los componentes del control interno, con

base en los indicadores tomados en consideración. Como se evi

dencia del análisis de la Tabla 3, el promedio del indicador am

biente de control es de 1,19; ubicándose en un nivel bajo, como

componente del control interno. De allí que, puede inferirse que

en las universidades públicas este indicador se establece en la ca

tegoría deficiente, de acuerdo con el baremo utilizado.

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Tabla 2

Baremo

Rango Intervalo Categorías Descripción

III ³1,71£ 2 Eficiente Señala un intenso acuerdo

II ³1,40 £1,70 Medianamente

Eficiente

Muestra un intenso acuerdo

I ³1£1,39 Deficiente Indica un intenso acuerdo

Fuente: Elaboración propia (2011).

A partir de los datos obtenidos mediante el cuestionario apli-

cado, se puede observar que el promedio del indicador Valoración

de riesgos es de 1,74; por tanto, puede estimarse en un nivel alto

como componente del control interno, al compararlo con el bare-

mo utilizado. Por ende, puede determinarse que en las universi-

dades públicas este indicador se presenta en forma eficiente. Por

otra parte, puede señalarse que el promedio del indicador Activi

dades de Control es de 1,30; por lo cual puede ubicarse en un ni

vel bajo. A este respecto, tomando en consideración el baremo di

señado, puede inferirse que en las universidades públicas este in

dicador se establece en la categoría deficiente.

En atención a estos hallazgos, puede decirse que el promedio

del indicador Información y Comunicación es de 1,33; por lo cual

de acuerdo con el baremo utilizado, se encuentra ubicado en el ni

vel bajo. A partir de estas premisas, puede inferirse que en las

universidades públicas el mismo se enmarca en la categoría defi

ciente, según el baremo. Además, puede determinarse que el pro

medio del indicador Monitoreo es de 1,31; de allí que puede seña

larse que se ubica en un nivel bajo el indicador Monitoreo, de la

dimensión componentes. Por ello, de acuerdo con el baremo utili

zado en la investigación, puede inferirse que en las universidades

públicas este indicador se ubica en la categoría deficiente.

Análisis del control interno en el departamento de beneficios estudiantiles...

Lucrecia Millano y Miguel Robles _____________________________________________

Tabla 3

Componentes del Control Interno

Indicadores Alternativas

No Si Total X

Fa Fr Fa Fr Fa Fr

Ambiente de

Control

7 78 2 22 9 100 1,19

Valoración de

Riesgos

2 22 7 78 9 100 1,74

Actividades de

Control

6 67 3 33 9 100 1,30

Información y

Comunicación

6 67 3 33 9 100 1,33

Monitoreo 6 67 3 33 9 100 1,31

5 56 4 44 9 100 1,37

Fuente: Elaboración propia (2011).

Al analizar estos datos, puede determinarse que el indicador

Valoración de riesgos es el único que se ubica en la categoría efi

ciente, todos los demás indicadores de esta dimensión se mantie

nen en la categoría deficiente. Por tanto, el promedio reflejado

para los componentes del control interno es de 1,36, determinan

do que esta dimensión se ubica en la categoría deficiente en el

contexto de las universidades públicas.

Tal como puede determinarse, en los resultados arrojados

por la investigación para los Componentes del Control Interno, el

indicador valoración de riegos se ubicó como eficiente, por lo cual

puede destacarse que coincide con los planteamientos de Blanco

(2009), pues constituye un proceso para identificar y responder a

los riesgos de negocio y los resultados que de ello se derivan, en

tanto, que una vez identificados los riesgos, la administración

considera su importancia, probabilidad de su ocurrencia y mane-

ra como deben ser administrados.

Sin embargo, hay que señalar que contradicen las especifi-

caciones de Mantilla (2009), en cuanto a que un deficiente am-

biente de control no puede ser el fundamento de los demás com-

ponentes, pues debe proporcionar disciplina y estructura, en vir-

tud de que los factores del ambiente de control incluyen la integri-

dad, los valores éticos y la competencia de la gente en la entidad,

la filosofía y el estilo de operación de la administración. Por ello, al

no evidenciarse en forma eficiente, no pueden realizarse las acti-

vidades inherentes al control, referidas a la asignación de autori

dad, ni se responsabiliza, organiza y desarrolla a su gente por par

te de los directivos de la institución.

Consideraciones finales

Luego de analizar los componentes del control interno en el

manejo de los fondos que percibe el Departamento de Beneficios

Estudiantiles en las Universidades Públicas, se pudo establecer

que éstos se presentan en una categoría deficiente, en tanto no se

establece el ambiente de control, ni las actividades de control, evi

denciando igualmente debilidades en la información y comunica

ción, así como en el monitoreo respecto a la administración de es

tos fondos. No puede obviarse que el componente referido a la va

loración de riesgos es el único que se evidencia en forma eficiente.

A partir de estas evidencias, se hace necesario organizar

grupos de estudio entre los miembros del Departamento de Bene

_____________________________________ Innovación y Gerencia. Vol. IV. Nº 2, 2011

ficios Estudiantiles, estableciendo reuniones por municipio, para

analizar tanto las fortalezas como las debilidades que se presen

tan en los componentes del control interno, para proporcionar

asesoría a todos los miembros del departamento en relación con

los componentes del control interno, mediante la integración de

especialistas en la materia que puedan orientar y monitorear

cada una de las fases del proceso, desde el ambiente de control

hasta el monitoreo.

Bajo estas premisas, para abordar los desafíos de este mile

nio, los directivos y demás miembros del Departamento de Bene

ficios Estudiantiles en las universidades públicas deben adecuar

tanto su organización como funcionamiento a las nuevas realida

des, en atención a un marco conceptual y de experiencias, am

plio, aplicable, apoyado en las leyes, además en los reglamentos

que les viabilizan, en la búsqueda de una proyección de la respon-

sabilidad social de las universidades, hacia los alumnos, quienes

son los principales actores del hecho educativo, hacia quienes

van dirigidos los beneficios establecidos.

Referencias bibliográficas

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(2010). Ley de la Contraloría General de la República Bolivariana de

Venezuela. Caracas. Gaceta Oficial No. 6.013 del 31 de diciembre de

2010.

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gotá. Colombia: Editorial Ecoe Ediciones.

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Editorial MC Graw-Hill. Interamericana de Venezuela.

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Investigación. México: Editorial Mc Graw–Hill de México, S.A.

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